Absalon Hotel Group

Tre hotell i Vesterbro, en gemensam servicestandard

Absalon Hotel Group samlar tre hotell i Köpenhamn inom samma familjedrivna gästfrihetstradition: Absalon Hotel, Andersen Boutique Hotel och Annex Copenhagen. Absalon har välkomnat gäster sedan 1938 och erbjuder i dag 161 rum och sviter; Andersen har 69 individuellt designade rum och sviter; Annex erbjuder en enkel, social vistelse på ett av Köpenhamns bästa lägen.

Gruppens hotell ligger runt Helgolandsgade och Vesterbro, nära Köpenhamns centralstation, Kødbyen, restauranger, barer, Tivoli och stadens viktigaste transportförbindelser. Det skapar en stadig ström av praktiska frågor innan gäster bokar, innan de anländer och medan de bor på hotellet.

Startade med e-post på Absalon Hotel

Utrullningen började på Absalon Hotel, där receptionsteamet använde Opallys e-postassistent för att ta fram svar på återkommande gästförfrågningar. Frågor om tillgänglighet, policys, särskilda önskemål och praktiska meddelanden före ankomst kunde besvaras med rätt hotellkontext redan inkluderad.

Värdet blev snabbt tydligt: mindre skrivarbete, färre manuella uppslag och mer konsekventa svar från receptionsteamet. Medarbetarna behöll kontrollen genom att granska svaren, medan Opally tog det tunga arbetet med att läsa frågan, hitta relevant kontext och formulera ett tydligt svar.

Vidare till webchat och sedan hela gruppen

När e-postflödet hade bevisat sitt värde lade Absalon till Opallys webchat på webbplatsen så att gäster kunde få svar direkt medan de surfade. Nästa steg var att rulla ut lösningen till Andersen Boutique Hotel och Annex Copenhagen, så att varje hotell fick en egen assistent tränad på egna rum, ton, faciliteter och gästresa.

Den grupputrullningen är viktig eftersom varje hotell har sin egen personlighet. Absalon kombinerar fyrstjärnig stadscharm med familjetradition, Andersen lutar sig mot boutiquedesign och Concept24, och Annex fokuserar på vänligt value och läge. Opally håller dessa skillnader tydliga samtidigt som gruppen får ett gemensamt operativt lager för gästkommunikation.

Mews-kontext i varje relevant svar

Den direkta Mews-integrationen gör assistenten till mer än ett statiskt FAQ-lager. När gäster frågar om bokningsdetaljer, tillgänglighet, datum eller kontext som beror på reservationen kan Opally använda relevant PMS-data i stället för att personalen ska behöva söka manuellt före varje svar.

Den kontexten förbättrar både hastighet och konvertering. Gäster får snabbare och mer användbara svar när de bestämmer sig för om de ska boka, och receptionen kan prioritera samtal som kräver mänsklig bedömning i stället för att lägga tid på rutinmässig informationssökning.

Massiv minskning av supporttid

Över de tre hotellen ser receptionen en tydlig minskning av supporttid. Rutinfrågor från gäster hanteras snabbare, svarsförslag är klara på sekunder och teamet behöver upprepa samma förklaringar via e-post och chat mycket mer sällan.

Resultatet är en mer skalbar servicemodell för gruppen: gäster får snabba och korrekta svar i flera kanaler, medan personalen kan fokusera på den gästfrihet som gästerna märker när de anländer till Vesterbro.

Resultat

• Opally live på Absalon Hotel, Andersen Boutique Hotel och Annex Copenhagen
• E-postassistent och webbplatsens webchat minskar återkommande supporttid i receptionen
• Mews-kontext används i relevanta svar för snabbare och mer korrekt gästservice
• Kortare svarstider i boknings- och pre-arrival-flöden
• Större konverteringspotential från omedelbara, grundade svar på webbplatsen
• Hotellspecifik ton och kunskap bevaras över alla tre hotell