Ett familjeägt hotell och spa i Småland
Inbäddat i skogarna nära Isaberg i Småland har Hestraviken Hotel & Riverside Spa välkomnat gäster sedan 1966. Familjen Hellström har byggt en destination där natur, avkoppling och gastronomi möts i en miljö som känns både intim och inspirerande. Från spa vid älven till den prisade restaurangen speglar varje detalj decennier av gästfrihetserfarenhet som gått i arv genom generationer.
Att hantera gästkommunikation över så varierande erbjudanden—hotellrum, spabehandlingar, restaurangreservationer och konferensfaciliteter—innebär en unik utmaning. Gäster har ofta komplexa förfrågningar som spänner över flera tjänster, och förväntningarna på svarstider har aldrig varit högre. Familjen behövde en lösning som kunde bibehålla deras varma, personliga touch samtidigt som den hanterade volymen och variationen av modern gästkommunikation.
En Opally-assistent för e-post, webb och sociala kanaler
Hestraviken implementerade Opallys kompletta svit: E-postassistenten hanterar daglig korrespondens, webbplatschatboten ger omedelbara svar till besökare som utforskar paket och tillgänglighet, och Meta-integrationer ger samma intelligenta svar på Messenger och Instagram. Oavsett om en gäst skickar e-post om en spahelg, frågar om restaurangens öppettider via chatt eller undrar över mötesrumskapacitet genom Instagram, får de konsekventa, korrekta och varmt formulerade svar.
Denna omnikanalsstrategi innebär att familjen Hellströms gästfrihet sträcker sig till varje digital kontaktpunkt. Gäster som väljer sin föredragna kommunikationskanal upplever aldrig sänkt servicekvalitet. AI-assistenten har lärt sig familjens ton—hjälpsam utan att vara formell, kunnig utan att vara kall—och tillämpar den konsekvent över alla plattformar.
Techotel-integration för korrekta priser och tillgänglighet
I hjärtat av Hestravikens Opally-implementation ligger integrationen med Techotel, deras bokningssystem. När en gäst frågar om tillgänglighet för en spahelg i oktober eller rumspriser för en konferensgrupp, gissar Opally inte—den kollar livedata och svarar med exakt tillgänglighet, aktuella priser och relevanta paketalternativ.
Denna realtidsnoggrannhet har transformerat hur Hestraviken hanterar bokningsförfrågningar. Gäster får komplett information i första svaret, inklusive tillgängliga rumstyper, paketinnehåll och priser. Dagarna med mejl fram och tillbaka för att bekräfta tillgänglighet är borta, ersatta av effektiva samtal som naturligt rör sig mot bokning. För en familjedriven anläggning som konkurrerar med större hotellkedjor gör denna responsnivå en meningsfull skillnad.
Lyfter Riverside Spa-upplevelsen
Riverside Spa är ett av Hestravikens mest omtyckta erbjudanden, och spa-relaterade förfrågningar utgör en betydande del av gästkommunikationen. Frågor om behandlingstillgänglighet, spa-tillgång för dagsbesökare, paketkombinationer och speciella wellnessretreat får nu omedelbara, detaljerade svar som fångar den rofyllda atmosfär gästerna kan förvänta sig.
Opally har tränats på varje aspekt av spa-upplevelsen—från den vedeldade bastun vid älven till signaturbehandlingarna och säsongens erbjudanden. När potentiella gäster frågar får de inte bara tillgänglighet och priser; de får en känsla av vad som gör Riverside Spa speciellt. Denna omtänksamma kommunikation hjälper gäster att välja rätt upplevelse och anlända med tydliga förväntningar, vilket ökar tillfredsställelsen från allra första interaktion.
Mindre administration, mer tid för värdskap
För en familjedriven anläggning där ägarna ofta är personligt involverade i gästupplevelser är tid dyrbar. Före Opally tog e-post och meddelanden timmar som kunde ha lagts på att välkomna gäster, förfina menyer eller förbättra anläggningen. Nu hanteras rutinförfrågningar automatiskt medan teamet granskar och godkänner svar, och bibehåller kvalitetskontroll utan det manuella arbetet.
Effekten sträcker sig bortom effektivitet. Personalen rapporterar att de känner sig mindre överväldigade under högsäsongen, och gäster kommenterar hur snabbt de får hjälpsamma svar. Familjen Hellström kan fokusera på det de gör bäst—att skapa minnesvärda upplevelser rotade i svensk natur och gästfrihet—medan Opally säkerställer att ingen förfrågan förblir obesvarad, oavsett när eller var den kommer in.
Resultat
- Livepriser och tillgänglighet från Techotel integrerat i varje svar
- 24/7 omnikanalsupport över e-post, webbplatschatt, Messenger och Instagram
- Snabbare, mer kompletta svar på förfrågningar om hotell, spa, restaurang och möten
- Konsekvent varm ton som speglar tre generationers familjegästfrihet
- Minskad bokningsfriktion med korrekt information i första svaret
- Mer tid för familjen att fokusera på att skapa minnesvärda gästupplevelser
