Ett lugnt boutiquehotell byggt på närvaro
Hotel Oasia i Aarhus är känt för en lugn, personlig gästupplevelse. Receptionsteamet är stolta över att skapa äkta mänskliga möten i lobbyn, och därför möttes tanken på AI i gästkommunikationen av en sund skepsis i början.
Målet var aldrig att få servicen att kännas automatiserad. Det var att minska repetitivt skärmarbete, hålla den skriftliga kommunikationen varm och precis och ge teamet mer utrymme att vara närvarande med gästerna framför sig.
"Opally har med tiden helt förändrat vår uppfattning. Det har varit imponerande att se hur plattformen dynamiskt lär sig av vår input och i dag träffar Oasias varma varumärkesröst spot-on. Genom att låta Opally hantera de mer omfattande, återkommande gästfrågorna och e-postmeddelandena på några sekunder sparar vi flera timmar bakom skärmen utan att kompromissa med kvaliteten i vår skriftliga kommunikation."
Från skepsis till trygghet i vardagen
De första utkasten krävde en del förfining från teamet. Med tiden lärde sig Opally av deras input, anpassades till Oasias föredragna formuleringar och började träffa hotellets varma ton mycket mer exakt.
I dag hjälper Opally teamet att hantera mer omfattande återkommande gästfrågor och e-postutkast på några sekunder. Medarbetarna behåller kontrollen över det slutliga meddelandet, medan den repetitiva delen av arbetet går betydligt snabbare.
En praktisk setup för e-post och webchat
Hotel Oasia använder Opally där gästkommunikationen börjar: i inkorgen och på webbplatsen. Upplägget stöttar teamet utan att förändra själva hotellupplevelsen.
E-postutkast
Återkommande gästmejl blir till utkast som är redo att granskas, skrivna i en kort och naturlig ton som teamet snabbt kan godkänna eller justera.
Webbplatskonversationer
Besökare kan ställa frågor direkt på webbplatsen och få hjälpsamma svar innan samtalet eventuellt behöver personlig uppföljning.
Lärande över tid
Rättningar och feedback blir en del av upplägget, så svaren hela tiden rör sig närmare hotellets föredragna stil och riktlinjer.
Mer energi till de hotellögonblick som betyder mest
När Opally tar hand om en större del av det återkommande skriftliga arbetet sparar receptionsteamet flera timmar bakom skärmen utan att sänka kvaliteten i kommunikationen.
Den tiden går tillbaka till hotellupplevelsen: att välkomna gäster, hantera personliga situationer och skapa den lugna, uppmärksamma service som Hotel Oasia är känt för.
Resultat
- Flera timmar sparade bakom skärmen på återkommande gästkommunikation
- Snabbare e-postutkast samtidigt som teamet behåller kontrollen över kvaliteten
- En varmare och mer konsekvent skriftlig ton som passar Hotel Oasia
- Webbplatswebchat hjälper gäster att få svar innan uppföljning behövs
- Mer kapacitet för receptionsteamet att vara närvarande med gäster på hotellet