Ett klassiskt hotell på toppen av Danmark
Foldens Hotel ligger i hjärtat av Skagen, Danmarks nordligaste stad där två hav möts. Hotellet har välkomnat gäster i generationer och erbjuder en äkta dansk kustupplevelse med den charm och karaktär som Skagen är känt för. Från konstnärer och familjer till par som söker en kustretreat, attraherar hotellet en mångfaldig blandning av gäster som dras till det unika ljuset och landskapet i norra Jylland.
Med en stadig ström av bokningsförfrågningar via e-post och webbplatsen—särskilt under den hektiska sommarsäsongen—behövde teamet ett sätt att hantera volymen utan att kompromissa med den personliga, uppmärksamma servicen som gäster förväntar sig av ett hotell i Skagen. Svarstider var viktiga, och det var även noggrannhet: gäster vill veta exakt vad som är tillgängligt och till vilket pris innan de bestämmer sig.
Snabbare, smartare e-postsvar
Foldens Hotel implementerade Opallys e-postassistent för att hantera det dagliga flödet av gästförfrågningar. Frågor om rumstillgänglighet, säsongspriser, familjepaket och lokala rekommendationer får nu svarsutkast inom sekunder. Teamet granskar och skickar, vilket sparar betydande tid på varje förfrågan samtidigt som den varma, välkomnande tonen bevaras.
Det som gör uppsättningen särskilt effektiv är den direkta kopplingen till Spectra, hotellets fastighetshanteringssystem. När en gäst mejlar och frågar om tillgänglighet för en vecka i juli eller priser för ett superior-rum med havsutsikt, kontrollerar Opally livedata från Spectra och inkluderar korrekt tillgänglighet och prissättning i svarsutkastet. Inga manuella uppslagningar, ingen gissning—bara korrekt information som för samtalet mot bokning.
En chatbot som fångar leads dygnet runt
Opally-chatboten på Foldens Hotels webbplats fungerar som en 24/7 första kontaktpunkt. Besökare som utforskar hotellet kan omedelbart få svar om rumstyper, bekvämligheter, incheckningstider och vad som finns i närheten i Skagen. Chatboten talar med hotellets röst—vänlig, hjälpsam och grundad i lokal kunskap.
Men det verkliga värdet sträcker sig bortom att svara på frågor. Chatboten är en leadgenereringsmaskin. När besökare visar bokningsavsikt—frågar om specifika datum, rumstillgänglighet eller gruppvistelser—fångar chatboten deras uppgifter och skapar ett kvalificerat lead för teamet. Istället för att besökare lämnar webbplatsen utan att agera, engageras de i konversation och guidas mot bokning. Resultatet är fler fångade förfrågningar, särskilt utanför receptionens öppettider.
Spectra-integration för realtidsnoggrannhet
I kärnan av Foldens Hotels Opally-uppsättning ligger integrationen med Spectra. Både e-postassistenten och chatboten kopplar direkt till PMS:et och hämtar livetillgänglighet, rumstyper och aktuella priser. När en gäst frågar om det finns ett dubbelrum ledigt nästa helg, får de det riktiga svaret—inte en uppskattning.
Denna noggrannhet är särskilt viktig under högsäsong när tillgängligheten ändras snabbt. Ett rum som var ledigt i morse kan vara bokat på eftermiddagen. Med Spectra-integrationen återspeglar varje svar det aktuella läget i hotellets inventarium, oavsett om det levereras via e-post eller chatbot. Gäster litar på informationen de får, och bokningsresan börjar med tillit istället för osäkerhet.
Mer tid för gäster, fler leads från webben
Kombinationen av e-postassistent och chatbot har transformerat Foldens Hotels dagliga arbetsflöde. Receptionsteamet spenderar betydligt mindre tid på att skriva e-postsvar och slå upp tillgänglighet i PMS:et. Istället granskar de AI-utkastade svar som redan innehåller rätt information och skickar dem med ett klick. Den sparade tiden ackumuleras snabbt, särskilt under sommaren när förfrågningsvolymen toppar.
Samtidigt arbetar webbplatschatboten dygnet runt och säkerställer att ingen besökare lämnar utan svar. Leadgenereringen har varit en framstående fördel—den fångar kontaktuppgifter och bokningsavsikt från webbplatsbesökare som annars kanske bara hade tittat och lämnat. För Foldens Hotel handlar Opally inte bara om effektivitet. Det handlar om att konvertera mer intresse till bokningar samtidigt som den personliga touchen bevaras som gör en vistelse i Skagen speciell.
Resultat
- Realtidstillgänglighet och priser från Spectra i varje e-post- och chattsvar
- Betydande tidsbesparingar på daglig e-postkorrespondens
- 24/7 chatbot som fångar kvalificerade leads från webbplatsbesökare
- Fler förfrågningar konverterade till bokningar genom omedelbara, korrekta svar
- Receptionsteam befriat för att fokusera på gästupplevelsen på plats