En grupp, många personligheter
Guldsmeden Hotels driver boutiquehotell i Danmark, Norge, Tyskland och på Bali, med starkt fokus på hållbarhet. Varje hotell har sin egen stil, sitt eget team och sina egna gäster, och frågorna slutar aldrig komma: rum och familjer, parkering, spa och pool, sen utcheckning och förfrågningar om möten, konferenser och företagsavtal.
Guldsmeden Hotels ville svara alla gäster snabbt, i varje hotells egen ton och på gästens eget språk, utan att lägga mer arbete på receptionen. Och varje värdefull förfrågan skulle nå rätt team med detaljerna på plats.
- frigjord tid per dag i ett hotells reception, redan fyra veckor in i piloten
- 30–40 min
- på Opally inom tre månader från den första chatten
- 8 hotell
- från lansering till de första gästleadsen
- < 1 vecka
Det började i liten skala
Guldsmeden Hotels började med en kanal på ett hotell och växte därifrån.
April 2026
En chattpilot på ett hotell
Opally gick live på Bryggen Guldsmedens webbplats i Köpenhamn, svarade gäster dygnet runt och länkade direkt in i bokningsmotorn.
Maj 2026
Svarsutkast i receptionen
Opally började skriva svarsutkast i hotellets receptionsinkorg, och teamet granskar och skickar varje svar själva. Efter fyra veckor fick receptionen redan tid tillbaka.
Juni 2026
Utrullat på åtta hotell
Chatten gick live på sju hotell till i Danmark, Norge och Tyskland och på gruppens webbplats, och svarsutkast följde på fler av hotellen.
Juli 2026 – nu
Formulär, och det fortsätter
Opally Formulär tog över mötes-, event- och företagsförfrågningarna på webbplatsen, och upplägget har fortsatt att växa sedan dess.
“Feedbacken på Opally är mycket positiv. Mina kollegor upplever att de har fått mer tid över i receptionen, upp till 30–40 minuter under en arbetsdag.”
E-post, chatt och formulär med samma kunskap
Varje hotell har sin egen kunskap i Opally, från rum och faciliteter till policyer och ton. E-post, chatt och formulär svarar alla utifrån den, så att gästen får samma rätta svar var de än frågar.
Email AI
Svarsutkast i reception- och bokningsinkorgarna i Outlook, på gästens språk och i varje hotells ton. Teamet granskar och skickar varje svar själva.
Chat AI
Direkta svar på varje hotells webbplats, dag och natt, med live tillgänglighet, spa- och bordstider och länkar direkt in i bokningsmotorn.
Formulär
Strukturerade förfrågningar om möten, konferenser, event och företagsavtal, skickade till rätt team på rätt hotell.
Möten, konferenser och företagsavtal
Utöver rumsbokningar tar Guldsmeden Hotels emot möten, konferenser och fester och erbjuder avtal för företag. De förfrågningarna är värda mer, och teamet behöver rätt detaljer innan det kan svara.
Med Opally Formulär beskriver planeraren på webbplatsen vad de behöver, och förfrågan går till rätt hotell eller till corporate sales med de viktigaste detaljerna redan insamlade. Kommer en mötesförfrågan i stället via e-post kan den bli samma strukturerade förfrågan.
Möten och konferenser
Ett gemensamt formulär för hela gruppen samlar in datum, antal deltagare och lokalbehov innan eventteamet svarar.
Företagsavtal
Företag kan be om ett företagsavtal direkt på webbplatsen, och förfrågan går till corporate sales.
Event och fester
Bröllop, middagar och fester har ett eget formulär, så att teamet vet vad tillfället är redan från första meddelandet.
Byggt tillsammans, vecka för vecka
Upplägget har vuxit fram i ett nära samarbete. Emil och Opally-teamet träffas varje vecka, och feedback från receptionerna går direkt in i nästa förbättring, för ett hotell eller för alla på en gång.
“Bakom ett hotells vackra kulisser behövs en robust techstack. Med Opally såg vi snabbt hur mycket tid vi sparade, från gästmejl i receptionen till uppföljning av varje företagslead. Och lika värdefullt: vi har nu data om vad våra gäster frågar efter, varför de frågar och när.”
Resultat
- Upp till 30–40 minuter om dagen frigjord i ett hotells reception, mätt efter fyra veckor och före utrullningen till åtta hotell
- Chatt live på åtta hotell och på gruppens webbplats inom tre månader
- Svarsutkast på fyra av hotellen, alltid granskade och skickade av teamet
- Mötes-, konferens- och företagsförfrågningar kommer in strukturerade och går direkt till rätt team
- Chattsamtal översatta för receptionen, så att alla kollegor kan följa upp
- En överblick över alla hotell för det centrala digitala teamet
