Mer än ett ställe att bo
Roberta's Society är olikt något annat boende i Aarhus. Inrymt i ett före detta bibliotek från 1930-talet är det en plats där resenärer, lokalbefolkning och alla däremellan möts. Med hotellrum, sovsal-sängar, lyxiga sovpods kallade Dream Boxes, en cantina som serverar gemensamma middagar, en källarklubb med liveakter och en fullspäckad kalender med events från yoga till karaoke till keramikworkshops—det händer alltid något.
Denna rikedom skapar en kommunikationsutmaning. Gäster frågar inte bara om rumstillgänglighet—de vill veta om kvällens event, om de kan delta i gemensam middag, hur Dream Boxes fungerar, eller om de kan boka hela stället för en skolresa. Teamet behövde ett sätt att hantera denna variation utan att drunkna i upprepade frågor.
Omedelbara svar, dygnet runt
Roberta's Society implementerade Opallys webbplatschatbot som första kontaktpunkt för besökare som utforskar deras erbjudanden. Chatboten har tränats på allt som gör Roberta's unikt—de olika boendetyperna, eventkalendern, cantina-konceptet, gruppbokningsalternativ och platsens övergripande anda.
När någon landar på webbplatsen och undrar över skillnaden mellan en Dream Box och en sovsal-säng, eller frågar om det händer något på fredag, eller vill veta om de kan ta med en grupp på 25 på weekendretreat—ger chatboten omedelbara, korrekta och varumärkesanpassade svar. Den talar som Roberta's: varm, informell, välkomnande för alla.
GuestCentric-integration för verklig tillgänglighet
Chatboten kopplar direkt till GuestCentric, Roberta's bokningssystem, för att komma åt livetillgänglighet och priser. När en besökare frågar om det finns sängar lediga nästa helg eller vad ett privat 8-bäddsrum kostar för tre nätter, gissar chatboten inte—den kollar det faktiska lagret och svarar med aktuell information.
Denna realtidsnoggrannhet är avgörande för en fastighet med så varierat utbud. Mellan enskilda sängar, Dream Boxes och privata rum i olika storlekar skiftar tillgängligheten konstant. GuestCentric-integrationen säkerställer att varje chatbot-svar återspeglar vad som faktiskt går att boka, vilket minskar friktion och bygger förtroende hos potentiella gäster.
Omvandlar komplexa förfrågningar till kvalificerade leads
Inte alla frågor har ett enkelt svar. Gruppbokningar för 20+ personer, skolresor, företagsretreater, privata events på Roberta's Stage—dessa kräver mänsklig uppmärksamhet och skräddarsydda offerter. Chatboten är tränad att känna igen dessa komplexa förfrågningar och hantera dem intelligent.
Istället för att försöka svara på det den inte kan, samlar chatboten in relevanta detaljer—gruppstorlek, datum, krav—och genererar ett kvalificerat lead för teamet. Förfrågan anländer med kontext redan fångad, så personalen kan svara med ett skräddarsytt förslag istället för att börja från noll. Enkla frågor får omedelbara svar; komplexa blir till varma leads.
Alltid öppet, alltid välkomnande
Roberta's Society drivs av ett litet team som hanterar många rörliga delar. Före Opally kunde webbplatsbesökare med frågor behöva vänta om teamet var upptaget med gäster eller events. Nu finns chatboten alltid där—svarar på frågor vid midnatt, under utsålda shower, närhelst någon är nyfiken på att bo eller besöka.
Teamet spenderar mindre tid på att svara på upprepade frågor om sängtyper och eventscheman, och mer tid på det de gör bäst: skapa en atmosfär där främlingar blir vänner, där något oväntat kan hända vilken kväll som helst. Chatboten hanterar det förutsägbara så att människorna kan fokusera på magin.
Resultat
- 24/7 chatbot med omedelbara svar om boende, events och faciliteter
- Livetillgänglighet och priser från GuestCentric i varje svar
- Kvalificerad leadgenerering för gruppbokningar och komplexa förfrågningar
- Konsekvent röst som matchar Roberta's välkomnande, informella stil
- Receptionsteam befriat från upprepade frågor för att fokusera på gästupplevelsen
